vivir.guide
Легалізація

Апостиль

Що таке апостиль і як його проставити: на українські документи (для використання в Іспанії) та на іспанські документи (для використання в Україні). Які органи ставлять апостиль і що робити далі.

Апостиль (apostille) — це штамп, який підтверджує справжність офіційного документа, щоб його приймали в іншій державі. І Україна, і Іспанія — учасниці Гаазької конвенції 1961 року, тож для документів між цими країнами апостиля достатньо: складна консульська легалізація не потрібна.

Це довідкова інформація, а не юридична консультація. Переліки органів і порядок час від часу змінюються — звіряйтеся з офіційними джерелами, наведеними нижче.

Що таке апостиль, для чого він потрібен і головне правило

Апостиль засвідчує підпис і печатку на документі (а не його зміст). Ключове правило:

Апостиль ставить країна, яка ВИДАЛА документ. Український документ апостилюють в Україні, іспанський — в Іспанії. Консульство чужої країни апостиль не ставить.

Тому українські довідки й дипломи не можна апостилювати в Іспанії — це роблять уповноважені органи в Україні (особисто, через представника за довіреністю або, для частини документів, онлайн).

Апостиль на українські документи (для Іспанії)

В Україні апостиль ставлять різні органи — залежно від типу документа:

Тип документаОрган
Освіта (дипломи, атестати, додатки, довідки про навчання)Міністерство освіти і науки України (МОН)
Цивільний стан (свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть), документи РАЦС, нотаріальні та судовіМіністерство юстиції України (Мін'юст) — зокрема через відділи ДРАЦС
Решта офіційних документівМіністерство закордонних справ України (МЗС)
Документи у сфері їх компетенції (з 1 січня 2023)МВС, Державна міграційна служба, Державна податкова служба — наприклад, довідка про несудимість від МВС
  • Освітні документи МОН можна замовити онлайн (е-апостиль). Видані апостилі можна перевірити в Електронному реєстрі Мін'юсту.
  • Строки: орієнтовно від кількох робочих днів до кількох тижнів (для освіти — часто від ~20 робочих днів).
  • Якщо ви вже в Іспанії, апостиль зазвичай оформлює родич чи представник в Україні за довіреністю або відповідний орган онлайн.

Як поставити апостиль на українські документи, перебуваючи в Іспанії

  1. З'ясуйте орган за типом документа (таблиця вище).
  2. Перевірте онлайн-варіант: освітні документи МОН апостилює онлайн (е-апостиль).
  3. Якщо онлайн не можна, оформіть довіреність на родича чи представника в Україні; в Іспанії її засвідчує консульство України (нотаріальні дії, за попереднім записом, див. Установи).
  4. Представник подає документ до потрібного органу й пересилає вам оригінал з апостилем.
  5. Перекладіть документ у присяжного перекладача в Іспанії.

Апостиль на іспанські документи (для України)

Знадобиться, наприклад, щоб зареєструвати в Україні іспанське свідоцтво про народження дитини (див. Народження дитини) чи інший іспанський документ. В Іспанії компетентний орган залежить від того, ким виданий документ:

Тип документаОрган, що ставить апостиль
СудовіSecretario de Gobierno відповідного Tribunal Superior de Justicia (TSJ)
Нотаріальні (і приватні з нотаріальним засвідченням підпису)Decano відповідної нотаріальної колегії (Colegio Notarial)
Адміністративні (державних органів), зокрема Registro CivilGerencias Territoriales Міністерства юстиції (Ministerio de Justicia)
  • Загальну компетенцію має Ministerio de Justicia; для частини його сертифікатів доступний електронний апостиль. Усі апостилі в Іспанії після 2011 року видають в електронному форматі.
  • Документи Registro Civil (народження, шлюб) апостилює Міністерство юстиції — це найчастіший випадок для українських родин.
  • Як подати — на сторінці Legalización Única o Apostilla de la Haya та електронний апостиль.

Як перевірити апостиль

  • Український: апостилі Мін'юсту перевіряють в Електронному реєстрі апостилів.
  • Іспанський: у Sede Ministerio de Justicia (Consulta del Registro Electrónico de Apostillas) за трьома даними з апостиля: код перевірки (CSV), номер і дата видачі. Система покаже копію апостиля, яку можна звірити з вашою.

Після апостиля — переклад

Апостиль не замінює переклад. Зазвичай послідовність така:

  1. Спочатку апостиль на оригінал документа (у країні видачі).
  2. Потім офіційний переклад — українські документи перекладають іспанською в присяжного перекладача (traductor jurado) або в консульстві; іспанські для України — нотаріально засвідченим перекладом українською.

Уточнюйте в установі, що саме перекладати — лише документ чи документ разом зі штампом апостиля. Часто потрібен переклад і самого апостиля.

Поширені запитання

  • 1. Подвійний апостиль: чи потрібен для Іспанії?
    «Подвійним апостилем» в Україні називають апостиль на оригіналі документа й ще один апостиль на нотаріальному засвідченні перекладу, зробленого в Україні. Для Іспанії він потрібен лише тоді, коли ви подаєте український нотаріальний переклад: нотаріальне засвідчення теж український документ, і щоб його визнали в Іспанії, апостиль ставлять і на нього. Якщо ж переклад робить присяжний перекладач в Іспанії, достатньо одного апостиля на оригіналі. Зважте, що поліція, Extranjería й суди майже завжди вимагають саме присяжний переклад, тож для них простіше один апостиль і переклад в Іспанії.

Корисні поради

  1. Робіть апостиль завчасно. Це найдовший етап; без нього іспанські органи не приймуть український диплом чи свідоцтво (і навпаки).
  2. Перевіряйте тип документа. В обох країнах орган залежить від виду документа — не гайте час не в тій установі.
  3. Апостиль безстроковий, але сам документ може мати строк дії (наприклад, довідка про несудимість) — рахуйте від дати документа.
  4. Зберігайте скани апостильованих і перекладених документів — знадобляться неодноразово.

Корисні посилання

Наступні кроки

Присяжний переклад

Що таке присяжний переклад (traducción jurada) в Іспанії, навіщо він потрібен, чим відрізняється від звичайного, як знайти офіційного перекладача (traductor jurado) через реєстр MAEC і контакти присяжних перекладачів української мови.

Оренда

Пошук та оренда житла в Іспанії